国土交通省告示の貨物自動車運送事業者が事業用自動車の運転者に対して行う指導および監督の指針において、運転記録証明書について次のように定められています。
運転記録証明書の目的は？
貨物自動車運送事業者が事業用自動車の運転者に対して行う指導および指針
第２章の５ 新たに雇い入れた者の事故歴の把握
（１） 一般貨物自動車運送事業者等は、安全規則第３条第１項に基づき運転者を常時選任するために新たに雇い入れた場合には、当該運転者について、自動車安全運転センター法に規定する自動車安全運転センターが交付する無事故・無違反証明書または運転記録証明書等により、雇い入れる前の事故歴を把握し、事故惹起運転者に該当するか否かを確認すること。
（２） （１）の結果、当該運転者が事故惹起運転者に該当した場合であって、２（１）の特別な指導（事故惹起者に対する指導）を受けていない場合には、特別な指導を行うこと。
（３） （１）の確認の結果、当該運転者が事故惹起運転者に該当した場合であって、４（１）の適性診断（事故惹起者に対する特定診断）を受診していない場合には、適性診断を受けさせること。
雇い入れる前の違反・事故歴等を把握しなければならないことから、雇い入れの面接時に持参してもらうケースが多いです。
運転記録証明書が求められる目的としては、上記の通り雇い入れ予定の運転者が事故惹起者であるかどうかの確認が最もたる目的だと思います。
また、事故惹起者である場合には雇い入れ後において特別な指導、特定診断を受けさせなければならない規定になっています。
運転記録証明書で把握すべき違反・事故歴の期間は？
貨物自動車運送事業輸送安全規則の解釈および運用について
１０条の１２ 指導監督指針第２章の５（１）の規定に基づき把握する新たに雇い入れた者の事故歴は、少なくとも過去３年間の事故歴とし、当該者が当該貨物自動車運送事業者において初めてトラックに乗務するまでに把握すること。ただし、無事故・無違反証明書または運転記録証明書の取得に時間を要する場合には、当該証明書の取得のための申請が行われたことを確認した後においては、当該者をトラックに乗務させても差し支えない。
運転記録証明書は通常、過去１年間・３年間・５年間の３種類から選びますが、３年間の証明書が一般的であると思います。
運転記録証明書の申請方法は？
運転記録証明書の申込用紙は警察署や交番、運転免許センター内の安全運転センター等で、運転記録証明書を申請したい旨を伝えると、払込取扱票と一緒になった申請用紙をくれます。
交付手数料は１通あたり６３０円で、申請用紙を記載後、郵便局へ行き払い込みを行い完了です。
申請から証明書が送られてくるまでは１週間程度はかかりますので、急ぎの場合は早めに申請しないといけません。
また、通常は申請者が本人の場合は、申請者本人の住所へ送付されてきますが、会社へ送付したいケース等の場合は通信欄に会社住所を記載しておくと、会社へ送付されてきます。
運転記録証明書の交付は代理申請も出来ますので、会社が運転者の運転記録証明書を取得したいケースは多いので、委任状を使用して取得すると良いでしょう。
運転記録証明書の雇い入れ時以外の活用は？
告示で定められている雇い入れ時の運転記録証明書の取得意外にも、やはり普段から点呼等において運転免許証が失効していないかの確認をするためにも、運転記録証明書で点数管理等が必要だと思います。
また、Gマークの加点対象として、「定期的に運転記録証明書を取り寄せ、事故、違反実態を把握して、個別指導に活用しているか（２点）」の項目がありますので、Gマーク取得を目指す場合には是非取り組んでみると良いでしょう。
この場合、直近で取り寄せた運転記録証明書の原本か、その写しを事業所で保管しておきましょう。
トラック協会に入会していると、セーフティドライバー・コンテストなどを実施しており、ドライバー全員の運転記録証明書を取り寄せる機会等がありますので、積極的に参加することで手間が省けます。
運転記録証明書のまとめ
告示によって雇い入れ時の運転記録証明書の確認は定められていますが、その後も運転者として仕事を続けてくうえで、有効な運転免許証は絶対必需品ですので、定期的に運転記録証明書を取り寄せて点数を把握したり、違反があった場合に指導する等の活用は必要だと思います。
いずれにしても無免許状態での事故は絶対に避けたいですよね。
